§1. WSTĘP
1. Definicje:
a) ZAMAWIAJACY: KLIENT (również USŁUGOBIORACA) – Usługobiorca (w myśl Regulaminu wyłącznie Przedsiębiorca), który zamierza zawrzeć lub zawarł umowę z Drukarnią na wykonania usługi/ usług przez nią ofertowanych.
b) WYKONAWCA: DRUKARNIA
2. Warunki Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (dalej: WPPDO) znajdują zastosowanie do Umów na produkcję Materiałów poligraficznych, dla których realizacji konieczne jest przekazanie WYKONAWCY zbiorów danych osobowych przez ZAMAWIAJĄCEGO.
3. WPPDO mają na celu uzgodnienie między ZAMAWIAJĄCYM a WYKONAWCĄ zasad przetwarzania i archiwizacji przez WYKONAWCĘ danych osobowych dostarczanych WYKONAWCY przez ZAMAWIAJĄCEGO w związku z zawarciem i wykonywaniem przez strony Umów na produkcję Materiałów Poligraficznych.
§2. POZYCJA PRAWNA STRON UMOWY W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. ZAMAWIAJĄCY, jako podmiot decydujący o celach i środkach przetwarzania danych osobowych przekazanych WYKONAWCY w celu wykonania przez niego zobowiązań wynikających z Umów na produkcję Materiałów poligraficznych, jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art.4 pkt. 7) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
2. WYKONAWCA jest podmiotem, w rozumieniu art.28 RODO, któremu ZAMAWIAJĄCY, jako administrator danych osobowych powierza przetwarzanie danych osobowych. WYKONAWCA może przetwarzać powierzone mu przez ZAMAWIAJĄCEGO dane osobowe wyłącznie w zakresie i w celu potrzebnym do wykonania zobowiązań WYKONAWCY wynikających z Umów na produkcję Materiałów poligraficznych. Oznacza to również, iż WYKONAWCA, nie jest uprawniony do samodzielnego (to jest bez zgody ZAMAWIAJĄCEGO jako administratora) dysponowania danymi osobowymi powierzonymi mu przez ZAMAWIAJĄCEGO, w tym nie jest uprawniony do samodzielnego decydowania o celach i środkach przetwarzania przedmiotowych danych osobowych, a w szczególności nie jest uprawniony do udostępniania osobom trzecim zbiorów danych osobowych, za wyjątkiem przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 3 (powierzenie przetwarzania danych osobowych podwykonawcom).
3. WPPDO stanowią umowę o przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO.
§3. UPRAWNIENIA I OBOWIĄZKI STRON
1. Wyłącznym dysponentem praw do zbiorów danych osobowych, niezależnie od postaci, przeznaczenia, czy wartości tych zbiorów, jest ZAMAWIAJĄCY.
2. ZAMAWIAJĄCY przekaże WYKONAWCY zbiór danych osobowych zgodny ze Standardem Baz Danych określonym Załączniku do OWRZ najpóźniej w terminie 24 godzin od momentu, w którym ZAMAWIAJĄCY przyjmie do realizacji Zamówienie na produkcję Materiałów poligraficznych lub innym uzgodnionym wyraźnie terminie. Zbiór danych osobowych zostanie przekazany na dwóch płytach CD, z których jedna będzie zamknięta w zaklejonej kopercie (dodatkowo miejsca, w których koperta jest klejona zostaną opieczętowane pie- czątką ZAMAWIAJĄCEGO) lub pocztą elektroniczną w sposób zaszyfro- wany. Jeżeli strony nie postanowią inaczej zbiór danych ma charakter otwarty, co oznacza możliwość poszerzenia zbioru danych osobowych przez ZAMAWIAJĄCEGO o dodatkowe, nowe dane osobowe. W takim przypadku zbiór danych osobowych poszerzony o nowe dane osobowe lub same nowe dane osobowe zostaną przekazane WYKONAWCY przez ZAMAWIAJĄCEGO w odpowiednim terminie umożliwiającym WYKONAWCY terminowe wykonanie zobowiązań wynikającym z Zamówienia na produkcję Materiałów poligraficznych. Przekazanie zbioru danych osobowych zostanie udokumentowane Protokołem przekazania bazy danych.
3. ZAMAWIAJĄCY zobowiązany jest przy powierzeniu baz danych przekazać informację o rodzaju kodowania użytym podczas ich przygoto- wania. Kodowanie to zostanie użyte przez WYKONAWCĘ w procesie czytania oraz interpretacji danych. W przypadku braku informacji o użytym kodowaniu WYKONAWCA wybierze oraz przekaże ZAMAWIAJĄCEMU informacje o zastosowanym kodowaniu, jednak nie będzie ponosił odpowiedzialności za błędny wybór oraz błędy związane z odkodowaniem.
4. WYKONAWCA jest uprawniony do archiwizacji zbiorów danych osobowych przez okres potrzebny do wykonania Umowy o produkcję Ma- teriałów poligraficznych. WYKONAWCA zwróci ZAMAWIAJĄCEMU zbiór danych osobowych (obie otrzymane od ZAMAWIAJĄCEGO płyty CD) lub usunie dane z własnych nośników w terminie 30 (słownie: trzydziestu) dni od dnia wykonania przez WYKONAWCĘ zobowiązań wynikających z Umowy na produkcję Materiałów poligraficznych. ZAMAWIAJĄCY nie będzie dochodził od WYKONAWCY żadnych roszczeń opartych na twierdzeniu, iż dane osobowe dotyczące konkretnej osoby fizycznej zostały wprowadzone do zbioru danych osobowych przez WYKONAWCĘ. Przekazanie zwrotne lub usunięcie baz danych zostanie udokumentowane protokołem.
5. W przypadku, gdy osoba fizyczna, której dane osobowe włączone są do zbioru danych osobowych wystąpi do WYKONAWCY z żądaniem np. uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania lub ich usunięcia, spełnienie takiego żądania, włącznie z oceną jego zasadności, należy do ZAMAWIAJĄCEGO. WYKONAWCA niezwłocznie przekaże ZAMAWIAJĄCEMU żądanie osoby fizycznej, której dane osobowe włączone są do zbioru danych osobowych oraz w miarę możliwości pomaga ZAMAWIAJĄCEMU poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
6. W przypadku kontroli realizacji obowiązków wynikających z RODO oraz WPPDO, ZAMAWIAJĄCY na każde żądanie WYKONAWCY niezwłocznie udzieli wszelkich wyjaśnień niezbędnych do przeprowadzenia takiej kontroli lub wykazania, iż dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami prawa. W szczególności ZAMAWIAJĄCY będzie współdziałał z WYKONAWCĄ w zakresie niezbędnym do przygotowania ustnych lub pisemnych wyjaśnień w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego oraz udostępni na żądanie WYKONAWCY wszelkie dokumenty lub dane mające bezpośredni związek z przedmiotem kontroli.
7. WYKONAWCA uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga ZAMAWIAJĄCEMU wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.
8. WYKONAWCA oświadcza, że powierzone dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy i zostały zapoznane z zasadami ich ochrony.
§4. ZBIÓR DANYCH OSOBOWYCH
1. ZAMAWIAJĄCY gwarantuje WYKONAWCY, iż zbiór danych osobowych nie narusza żadnych praw osób trzecich, w tym w szczególności przysłu- gujących im z tytułu praw autorskich a nadto, że jego działania podejmowane w związku ze zbieraniem danych osobowych, tworzeniem zbioru danych osobowych, przetwarzaniem danych osobowych oraz przekaza- niem zbioru danych osobowych WYKONAWCY nie stanowią praktyk nieuczciwej konkurencji, czynów przestępczych jak też deliktów prawa cywilnego, oraz nie stanowią naruszenia jakichkolwiek innych przepisów prawa. W szczególności ZAMAWIAJĄCY gwarantuje, iż dane osobowe włączone do zbioru danych osobowych zostały zebrane w sposób zgodny z przepisami prawa, wśród danych osobowych nie ma tzw. danych wrażliwych, o których mowa w art.27 ustawy o ochronie danych osobowych (np. dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne) oraz, że zbiór danych osobowych nie zawiera danych osobowych osób fizycznych, które przykładowo ze względu na wiek nie mogą być adresatami Materiałów poligraficznych drukowanych przez WYKONAWCĘ na podstawie Zamówienia na produkcję Materiałów poligraficznych. Ponadto ZAMAWIAJĄCY gwarantuje, iż wykorzystanie przez WYKONAWCĘ danych osobowych w zakresie i w celach potrzebnych do wykonania zobowiązań wynikających z Umów na produkcję Materiałów poligraficznych będzie zgodne z celem, dla którego dane te zostały udostępnione przez osoby fizyczne.
2. W przypadku, gdy WYKONAWCA podejmie informację (bez względu na źródło takiej informacji), iż powyższe zapewnienia ZAMAWIAJĄCEGO są niezgodne z prawdziwym stanem rzeczy, WYKONAWCA ma prawo do podjęcia wszelkich działań, które uzna za stosowne nie wyłączając prawa do wstrzymania się z produkcją Materiałów poligraficznych, zatrzymania wydrukowanych już Materiałów poligraficznych, odstąpienia od Umowy na produkcję Materiałów poligraficznych w całości lub w części, a także podjęcia wszelkich innych działań zmierzających do uzasadnionej praw- nie ochrony interesów WYKONAWCY. W takim przypadku WYKONAWCA uprawniony jest również do dochodzenia odszkodowania za szkody po- niesione przez WYKONAWCĘ w związku z niedochowaniem udzielonych WYKONAWCY przez ZAMAWIAJĄCEGO gwarancji, bez względu na winę ZAMAWIAJĄCEGO w tej mierze. ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się również do tego, że żadna osoba fizyczna, której dane włączone są do zbioru danych osobowych nie będzie dochodziła od WYKONAWCY żadnych roszczeń powstałych w związku z przetwarzaniem jej danych osobowych lub z tytułu naruszenia ich praw.
3. O ile strony nie postanowią inaczej, WYKONAWCA jest uprawiony do przetwarzania danych osobowych w zakresie potrzebnym do wykonania zobowiązań wynikających z Umowy na produkcję materiałów poligraficznych przy pomocy osób trzecich (podwykonawców) lub powierzenia podwykonawcom przetwarzania danych osobowych w tym zakresie, z tym, że ponosi on odpowiedzialność za działania podwykonawców tak jak za swoje własne, chyba że nie ponosi winy w ich wyborze.
§5. WSPÓŁDZIAŁANIE STRON
1. Strony uzgadniają, że podczas współpracy będą ze sobą ściśle współpracować informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na warunki współpracy.
2. W celu zapewnienia stałego kontaktu strony wyznaczą przedstawicieli do nadzorowania współpracy.
3. Strony zobowiązują się do wymiany informacji na temat przedstawicieli obu stron, w chwili składania zamówienia.
§6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
W przypadku powstania jakiegokolwiek sporu, związanego z przetwarza- niem danych osobowych będzie on rozpatrywany przez sąd właściwy dla rozstrzygania sporów zgodnie z postanowieniami Regulaminu Drukarni.
